על קצה המזלג- מה הן הוראות ניהול ספרים?

עצמאי נדרש לפעול בהתאם להוראות ניהול ספרים של מס הכנסה ושל מע"מ.

הוראות ניהול ספרים אלו נועדו, בין היתר, לוודא שעצמאים מדווחים על כל הכנסותיהם וגם נועדו לאפשר audit trail (תיעוד נתיב ביקורת) על פעילות העצמאי. כלומר, רשויות המס יוכלו לערוך ביקורות ולהבין בדיוק מה קורה בעסק.

הוראות אלו קובעות לגבי סוגי עיסוקים שונים אילו ספרים עליהם לנהל ואיך לנהל. לראייתי, מעבר לכך שניהול ספרים נכון הוא חובה, יש בו ערך רב גם לעסק עצמו. לדוגמה, בכל רגע נתון, בעל עסק שמנהל ספר הזמנות יכול לראות את כל ההזמנות הפתוחות או אם הוא מנהל ספר לקוחות, יוכל לראות חובות פתוחים של לקוחות וכן הלאה. בניהול נכון של הספרים, יש תיעוד לשלבים שונים בתהליך של מכירת מוצר או שירות ללקוח, אשר בהחלט יכול להקל על ניהול העסק.

בהתאם לסעיף 2א' להוראות ניהול ספרים, עוסקים פטורים "נהנים" מהוראות ניהול ספרים מקלות ונדרשים רק לבצע:

1. רישום קבלות על כל תקבול או רישום בספר תקבולים תשלומים.

2. תיעוד כל ההוצאות בתיק תיעוד חוץ.

עוסקים מורשים לעומתם, נדרשים לפעול בהתאם להוראות ניהול הספרים לפי סוג עיסוקם,

חשוב לעיין בהוראות ניהול הספרים בעת פתיחת העסק או בטרם שינוי עיסוק או להתייעץ על כך עם איש מקצוע. אני ממליץ לעיין בנוסח המשולב שמשלב בין ההוראות של מס הכנסה לאלו של מע"מ.

כמה זמן צריך לשמור את כל זה? לפי סעיף 25 להוראות יש לשמור תיעוד של המסמכים כמאוחר מבין 7 שנים מתום שנת המס הרלוונטית או 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה.

**כל הכתוב באתר מתייחס למקרים כלליים בלבד ואינו מחליף ייעוץ פרטני.